一汽豐田：提升企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理
【企業(yè)概述】
由第一汽車集團(tuán)、豐田汽車公司共同出資的合資經(jīng)營企業(yè)——一汽豐田汽車銷售有限公司（英文名稱：FAW TOYOTA MOTOR SALES CO., LTD.） 于2003年9月25日正式成立，以滿足迅速發(fā)展的中國汽車市場及日益多樣化的消費者需求。 一汽豐田汽車銷售有限公司成立至今，成功地舉辦了全新VIOS 威馳、LAND CRUISER 200 蘭德酷路澤、COROLLA 卡羅拉、COROLLA EX 花冠、CROWN 皇冠、REIZ 銳志、PRIUS 普銳斯等車型的上市活動，在社會上引起了關(guān)注與反響。
【面臨挑戰(zhàn)】
作為負(fù)責(zé)豐田、品牌國產(chǎn)車的銷售、售后服務(wù)和市場管理的公司，隨著公司業(yè)務(wù)拓展，公司的開支、往來款項就會不斷增多，這需要引入預(yù)算來對成本進(jìn)行控制，同時對金額較大的費用引入決裁書管理（決裁書是指對金額較大費用的事前申請報告，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過，方可使用），但是傳統(tǒng)的手工報銷方式是人為的預(yù)算控制方式，存在很大的不確定因素，已經(jīng)跟不上企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)對費用管理控制的要求，具體分別表現(xiàn)以下幾個業(yè)務(wù)角色中。
員工——
·填寫不規(guī)范：由于員工對財務(wù)制度理解的程度不同，填寫的報銷單據(jù)就存在部分不規(guī)范性，費用類型填寫不準(zhǔn)確規(guī)范，甚至規(guī)定需要決裁書的，但是卻沒有提供相關(guān)決裁書報告，這對財務(wù)審核單據(jù)增加了難度。
·報銷時效性不高：由于全國各地都有經(jīng)銷店，員工經(jīng)常需要來往于各經(jīng)銷店，發(fā)生的差旅費用較多，在傳統(tǒng)的手工報銷方式，往往不能及時報銷，勢必造成報銷單據(jù)的積壓和報銷的不及時性。
領(lǐng)導(dǎo)——
·費用實時監(jiān)控性不強(qiáng)：部門領(lǐng)導(dǎo)需了解本部門某項費用預(yù)算使用情況時，必須要部門預(yù)算擔(dān)當(dāng)進(jìn)行手工統(tǒng)計，這樣往往需要1-2天的時間去統(tǒng)計，無法做到適時掌控該部門的費用預(yù)算使用情況。
·審批時效性不高：傳統(tǒng)的手工報銷需要員工拿著報銷單和原始發(fā)票送到審批領(lǐng)導(dǎo)那審批，由于員工和領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常因出差而無法同時在公司，造成了領(lǐng)導(dǎo)無法及時審批員工報銷的費用。
財務(wù)人員——
·審核工作繁重：財務(wù)人員每天要面對員工提交各式各樣的單據(jù)，由于員工填寫時，多半無法達(dá)到財務(wù)要求的規(guī)范性，財務(wù)人員需要仔細(xì)核對，甚至需要與經(jīng)辦人溝通才能準(zhǔn)確的審核單據(jù)，勢必降低了審核效率。同時，還需要手工記入相應(yīng)的預(yù)算中，以核對該筆報銷費用是否超預(yù)算，耗費了大量的時間。
·大量重復(fù)制單：隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，憑證量會逐月增加，而憑證量主要來源于日常差旅及雜費的報銷，財務(wù)人員需要每月花費大量的時間重復(fù)錄入憑證，無法將工作重心轉(zhuǎn)移到對費用的預(yù)算及控制這一更為重要的工作上來。
·報銷制度規(guī)范性不強(qiáng)：在人為的審批流程過程中，傳統(tǒng)的手工報銷無法貫徹公司財務(wù)制度的規(guī)范性，勢必增加財務(wù)人員工作量。
·丟單現(xiàn)象多：傳統(tǒng)的手工報銷過程中，一旦單據(jù)丟失就難以確認(rèn)其位置，經(jīng)常會因為一張單據(jù)，把整個部門都動員起來，影響了正常的工作安排。
·多幣種報銷：由于公司性質(zhì)，海外出差比較多，并隨之產(chǎn)生的多幣種的費用借款、報銷與沖賬比較頻繁，對財務(wù)的審核、審批和記賬帶來很多工作量。
【解決方案】
針對傳統(tǒng)報銷已經(jīng)不能很好地適應(yīng)公司規(guī)模的擴(kuò)張，和擎興創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)通過以下功能模塊有效解決傳統(tǒng)報銷所帶來的不便，并且提供了更為優(yōu)化的費用預(yù)算控制解決方案。
·預(yù)算控制方式靈活：可以根據(jù)不同費用進(jìn)行部門、項目、人員分別控制，預(yù)算按照月度錄入，年度控制。
·全面的預(yù)算控制點：在員工提交某筆費用的報銷單時，當(dāng)金額大于一定程度時，就必須要關(guān)聯(lián)該費用的相關(guān)決裁書，否則不予報銷。如果該費用超出預(yù)算，不允許報銷該費用，就需要通過特殊的方式，走預(yù)算外的流程。同時，員工提交每一筆預(yù)算費用時，都會提醒該員工和相關(guān)審批人該費用的預(yù)算使用情況，讓每一個經(jīng)手人都能直觀的掌握到費用預(yù)算情況。
·實時的預(yù)算分析：相關(guān)部門預(yù)算擔(dān)當(dāng)無需再花兩三天統(tǒng)計部門預(yù)算情況，只需通過系統(tǒng)就可以查詢到本部門的預(yù)算數(shù)、發(fā)生數(shù)和預(yù)算殘，并可以將預(yù)算分析表導(dǎo)出，從而可以很方便、快捷、清晰的了解本部門整體預(yù)算使用情況，也為相關(guān)統(tǒng)計報表提供了全面數(shù)據(jù)。
·管理流程再造：手工報銷時期，因為人為養(yǎng)成的習(xí)慣，原本繁瑣的流程沒有人也沒有機(jī)會去改善。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，也正好給了公司一個機(jī)會，從新梳理公司以前報銷流程和報銷制度，根據(jù)公司的現(xiàn)狀及未來的發(fā)展方向，重新制定出更為優(yōu)化的管理審批流程和報銷制度。
·條形碼的應(yīng)用：由于財務(wù)人員在報銷系統(tǒng)中審核單據(jù)時，需要核對原始發(fā)票，為了更方便財務(wù)人員審核單據(jù)，引入條形碼功能，在每張報銷單上打印出條形碼，財務(wù)人員只要掃描報銷單上的條形碼，就可在報銷系統(tǒng)中自動找到該待審批的單據(jù)，從而加快了審批速度。
·與公司各大管理軟件集成：實現(xiàn)與報銷有關(guān)的各管理軟件的集成，通過和OA 系統(tǒng)集成，實現(xiàn)員工單點登陸；通過和財務(wù)軟件集成，實現(xiàn)憑證的批量導(dǎo)入，無須財務(wù)人員重復(fù)錄入憑證；通過和銀行管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)付款數(shù)據(jù)的批量支付，無須財務(wù)人員手工統(tǒng)計；通過與決裁書管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)決裁書的實時同步，員工在報銷時，就可以關(guān)聯(lián)到自己使用的相關(guān)決裁。
·多語言多幣種：中英文系統(tǒng)，滿足公司中日方人員各自的使用習(xí)慣，并且通過多幣種核算，實現(xiàn)RMB、USD 和JPY 間的報銷以及沖賬核算。
【企業(yè)收益】
·通過將傳統(tǒng)的手工報銷轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)報銷，增強(qiáng)了公司對費用使用的控制，也給公司帶來了實際的收益。
·員工：可以實時查詢自己提交的報銷單以及本人和本部門的費用預(yù)算情況，并可以及時了解財務(wù)的付款情況，提高了報銷的透明度。
·領(lǐng)導(dǎo)：可以根據(jù)需要安排審批報銷單據(jù)的時間，減少為員工審批報銷費用而造成工作混亂的被動局面；同時，可以實時了解部門費用預(yù)算的使用情況，根據(jù)各月份費用預(yù)算的使用情況，對比分析出本部門的開支及工作效率情況。
·財務(wù)：可以通過系統(tǒng)進(jìn)一步提交工作效率，進(jìn)一步將財務(wù)人員從重復(fù)繁瑣的錄入憑證中解放出來，把工作重心放到成本控制、費用的預(yù)算制定與控制上來，更好地發(fā)揮財務(wù)在公司中功效。
·公司運(yùn)營：通過報銷系統(tǒng)，進(jìn)一步將費用預(yù)算的控制落實到每個點上，增強(qiáng)了對公司費用的內(nèi)控。同時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)也銜接了公司各管理軟件，將這些管理軟件融合在一起，充分發(fā)揮功效，使公司信息化管理提升到一個新的平臺。